Кейс: от одной служебной записки до полной автоматизации бизнес-процесса

Автоматизация бизнеса часто начинается с одной конкретной проблемы.

Компания замечает участок работы, где сотрудники тратят много времени, допускают ошибки или регулярно делают одни и те же действия вручную. Кажется, что достаточно автоматизировать именно его — и задача будет решена.

Но на практике после первых изменений часто становится понятно: автоматизировать можно гораздо больше.

Именно так развивался проект Истлайн по автоматизации работы со служебными записками в крупном холдинге.

С чего начался проект

Изначально у клиента была достаточно конкретная задача — сократить количество ошибок при оформлении служебных записок.

Речь идёт о документах, которые являются основанием для назначения, изменения или прекращения надбавок, доплат и премий сотрудникам.

До автоматизации служебные записки оформлялись вручную. Из-за этого возникали вполне типичные ошибки: неправильно указывались должности, фамилии сотрудников, виды начислений и другие данные.

Проблема заключалась не только в самой ошибке.

Служебная записка становилась основанием для последующего оформления приказа. Поэтому неточность на первом этапе обнаруживалась уже позже — сотрудникам приходилось перепроверять документ, выяснять, что именно было указано неправильно, и вносить исправления.

В результате простая операция превращалась в дополнительную рутинную работу.

Первым шагом стала электронная служебная записка

Специалисты Истлайн разработали в 1С электронный документ — служебную записку о назначении, изменении или прекращении надбавок, доплат и премий.

В документе инициатор указывает:

• сотрудника или список сотрудников;
• необходимую операцию с начислением;
• основание для изменения;
• соответствующий пункт локального нормативного акта.

При этом документ позволяет учитывать не только премии и доплаты, но и более специфичные ситуации.

Например, сотрудник временно исполняет обязанности заболевшего коллеги или берёт на себя часть функций по вакантной должности. В этом случае в служебной записке можно указать, за кого или за какую вакантную ставку производится дополнительная выплата.

То есть вместо нескольких разрозненных сценариев компания получила единый инструмент для оформления различных кадровых ситуаций.

Автоматизация не остановилась на создании документа

Следующим этапом стал процесс согласования.

Вместо того чтобы каждый раз вручную определять, кто должен согласовать служебную записку, в системе настроили маршруты согласования для организаций холдинга.

Пользователь нажимает кнопку заполнения согласующих — и система формирует необходимый список.

После этого документ передаётся в систему электронного документооборота клиента. Туда же передаётся информация о согласующих, после чего автоматически запускается соответствующий бизнес-процесс.

После согласования статус документа возвращается в 1С.

Таким образом, сотруднику не нужно вручную контролировать каждый этап движения документа или подбирать участников согласования.

От служебной записки — к приказу

На этом автоматизация тоже не закончилась.

После согласования служебной записки с её основанием начинают работать сотрудники общего центра обслуживания. Они оформляют приказ, причём значительная часть данных уже переносится из служебной записки автоматически.

Пользователю остаётся создать документ, проверить заполнение и при необходимости добавить отдельные реквизиты, которые известны только специалистам этого этапа.

После этого приказ снова передаётся в систему электронного документооборота — уже для подписания.

При необходимости руководитель подписывает документ электронной подписью непосредственно в СЭД. Если конкретный процесс требует бумажного варианта, предусмотрена и такая возможность.

После подписания статус возвращается в 1С.

И здесь происходит ещё один важный этап автоматизации: документы со статусом «Подписан» проводятся автоматически. Пользователю больше не нужно возвращаться к ним вручную.

Что в итоге получил клиент

Первоначальная задача проекта заключалась в сокращении ошибок при оформлении документов.

Но в процессе автоматизации удалось решить значительно более широкий круг задач.

1. Ошибки отсекаются уже на первом этапе

Система контролирует корректность данных и не позволяет передавать дальше служебную записку с очевидными несоответствиями.

Например, если инициатор пытается прекратить начисление сотруднику, которому такое начисление ранее вообще не назначалось, система сообщит об ошибке.

Таким образом, некорректный документ не доходит до следующих этапов процесса.

2. Сократилось количество ручных проверок

Следующим пользователям уже не нужно заново проверять должность сотрудника или выяснять, правильно ли инициатор указал исходные данные.

Система сама использует актуальную информацию и выполняет необходимые проверки.

Это особенно важно в многоэтапных процессах, где одна ошибка на старте может привести к дополнительной работе сразу нескольких сотрудников.

3. Сократилось время на оформление

Меньше ошибок означает меньше исправлений, повторных проверок и возвратов документов.

Кроме того, автоматическое заполнение согласующих и передача документов между системами убирают целый ряд ручных операций.

Вместо того чтобы искать нужных сотрудников для согласования или вручную переносить данные из одного документа в другой, пользователь запускает предусмотренный системой процесс.

4. Появились дополнительные контроли

Именно здесь проявился важный эффект длительной автоматизации.

После запуска системы сотрудники начали сталкиваться с новыми ситуациями. Часть из них невозможно было предусмотреть на старте проекта.

Например, система выявляла попытки прекратить начисления, которых у сотрудника не было, или выбрать неподходящий вид начисления.

Такие случаи становились основой для новых точечных доработок и дополнительных контролей.

В результате решение постепенно становилось не просто электронным аналогом бумажной служебной записки, а полноценным инструментом контроля бизнес-процесса.

Почему автоматизация — это не разовая доработка

Автоматизация — это не обязательно проект по принципу «сделали один раз и забыли». Часто первый этап становится точкой входа в более глубокое преобразование процессов.

Компания видит эффект от одной автоматизированной операции и начинает замечать другие участки, которые можно упростить, ускорить и сделать надёжнее.

Именно так небольшая задача может постепенно превратиться в системную автоматизацию целого бизнес-процесса.

Опыт важнее первоначального ТЗ

Ещё один важный результат этого проекта — накопленный за несколько лет опыт работы с процессом.

С 2023 года решение развивается: появляются новые требования, новые сценарии и дополнительные проверки. Возникающие в работе нюансы систематизируются и становятся основой для дальнейших доработок.

Так автоматизация адаптируется не только под первоначальные требования бизнеса, но и под реальный опыт пользователей.

Если вы тоже видите отдельный процесс, который регулярно отнимает время сотрудников, приводит к ошибкам или требует большого количества ручных проверок, специалисты Истлайн помогут разобраться, что в нём можно автоматизировать и как выстроить решение под реальные процессы вашей компании.

Обратитесь в Истлайн — начните автоматизацию с конкретной задачи и постепенно превратите отдельную доработку в полноценный эффективный бизнес-процесс.