Приняли иностранного сотрудника? Проверьте настройки в 1С
Прием иностранного сотрудника — это не только трудовой договор и приказ. Работодателю нужно уведомить МВД, правильно указать данные сотрудника в 1С и учесть особенности расчета налогов и взносов.
Ошибка в настройках может привести к неверным расчетам и необходимости исправлять отчетность. Разберем, что важно проверить.
1. Уведомление МВД: используйте актуальную форму
Работодатель обязан уведомлять МВД о заключении и прекращении трудового или гражданско-правового договора с иностранным гражданином. Срок — не позднее трех рабочих дней с даты заключения или прекращения договора.
С 1 сентября 2026 года действуют формы, утвержденные приказом МВД России от 12.05.2026 № 290.
В 1С:ЗУП новые формы уже реализованы. Начиная с версий 3.1.34.317 и 3.1.38.41 уведомления можно подготовить на основании документов «Прием на работу», «Увольнение», а также соответствующих договоров. Создать их можно и через сервис 1С-Отчетность.
Поэтому первое, что стоит сделать, — проверить актуальность релиза 1С. Если программа давно не обновлялась, необходимых форм в ней может не оказаться.
Специалисты «ИстЛайн» помогут проверить установленный релиз 1С и при необходимости обновить программу до актуальной версии.
2. Проверьте данные иностранного сотрудника в 1С
Одного гражданства для правильного учета недостаточно.
В программе важно корректно указать:
- гражданство и необходимые сведения о сотруднике;
- статус застрахованного лица;
- статус налогоплательщика;
- данные, влияющие на расчет НДФЛ и страховых взносов;
- при необходимости — сведения о патенте и фиксированных авансовых платежах.
Эти параметры влияют на дальнейшие расчеты, поэтому ошибка в карточке сотрудника может привести к ошибкам в зарплате, НДФЛ и взносах.
3. Следите за изменением налогового статуса
Гражданство и налоговое резидентство — не одно и то же.
По общему правилу налоговым резидентом РФ признается человек, который фактически находится в России не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.
Если статус сотрудника меняется, информацию необходимо актуализировать в 1С. После изменения данных программа выполняет соответствующие расчеты, но бухгалтеру важно проверить результат и при необходимости корректность отчетности.
4. Сотрудник работает по патенту — проверьте авансовые платежи
У иностранных работников, работающих на основании патента, есть еще одна особенность — фиксированные авансовые платежи по НДФЛ.
При соблюдении установленных НК РФ условий исчисленный работодателем НДФЛ можно уменьшить на сумму таких платежей.
Поэтому сведения о патенте и авансовых платежах также должны быть корректно отражены в учетной системе.
При этом с 1 января 2027 года меняется порядок уведомления МВД самими иностранцами, работающими по патенту. Если работодатель — юрлицо, ИП, частный нотариус, адвокат или другое лицо, чья профессиональная деятельность требует государственной регистрации, такое уведомление сам иностранный работник подавать не будет. Информацию о заключении договора в МВД передает работодатель.
Как поможет «ИстЛайн»
Работа с иностранными сотрудниками требует одновременно учитывать требования миграционного, трудового и налогового законодательства и правильно отражать их в 1С.
Специалисты «ИстЛайн» помогут проверить настройки учета иностранных сотрудников, актуальность релиза 1С, корректность расчета НДФЛ и страховых взносов, а при необходимости — обновить программу и помочь разобраться с отчетностью.